Cómo implementar un nuevo sistema de RR. HH. sin morir en el intento.

En un entorno empresarial que demanda agilidad y eficiencia, la optimización de la gestión de personas es más crucial que nunca.  

En realidad, un proyecto de implementación de sistemas RR. HH. no es más que un cambio de servicio o plataforma, planificado y evaluado previamente, con el objeto de optimizar la gestión de los recursos humanos de una compañía.  

Así, diríamos que actualmente este tipo de proyectos tratarían sobre una verdadera transición entre sistemas HR que bien ejecutada no es simplemente una actualización técnica; es una evolución estratégica.   

A continuación, estudiaremos algunas claves para abordar estos proyectos de transformación de manera efectiva. 

Para profundizar en este tema, te invitamos a descubrir estos recursos:

Nuestra infografía sobre transformación digital en RR. HH., que resume de forma visual los pasos esenciales y factores de éxito en la implementación de nuevos sistemas de gestión.

Nuestro podcast, Del servidor al servicio: la evolución de la implementación, donde analizamos experiencias reales y compartimos aprendizajes sobre cómo las organizaciones están transformando su gestión de RR. HH. hacia modelos más ágiles, escalables y centrados en las personas.

La manera de implementar software de RR. HH. ha pasado de la mera implementación a una verdadera transformación de sistemas. El enfoque clásico consistía en acudir a la empresa del cliente, instalar físicamente el software en sus servidores y realizar un proyecto de configuración a su medida. Hoy, este modelo ha evolucionado hacia soluciones más flexibles y eficientes. 

Los enfoques actuales predominantes son: 

• MPS (Managed Payroll Services): Donde el proveedor, como SD Worx, opera la nómina del cliente y ofrece un portal y aplicaciones satélite asociadas. 
   
• SaaS (Software as a Service): El soporte tecnológico es el mismo con la diferencia que el cliente opera autónomamente su nómina. 

Debido a la necesaria adaptación a las diferentes dinámicas empresariales encontramos entornos híbridos que combinan elementos de estas dos posibilidades. La preferencia actual por modelos como el software de RR. HH. SaaS o MPS es clara; actualmente, no tiene mucho sentido optar por otra vía debido al coste de mantenimiento de los sistemas y la seguridad de los mismos, el constante mantenimiento legal requerido y la rápida evolución de la tecnología. 

na planificación y ejecución meticulosas son cruciales para el éxito. 

A. Criterios de valoración:

 Antes de embarcarse en un proyecto, es fundamental evaluar y definir claramente varios aspectos: 

• Tipología de proyecto: ¿Se trata de una nueva implantación, una migración, una actualización?
• Alcance del proyecto: ¿Qué módulos se incluirán? ¿A cuántos usuarios o países afectará?
• Retorno de la inversión (ROI): ¿Cuáles son los beneficios tangibles e intangibles esperados y en qué plazo?
• Patrocinio del mismo: ¿Quiénes son los principales impulsores y responsables del proyecto dentro de la organización? 

B. Etapas fundamentales del proyecto:

 Una implementación exitosa suele seguir varias fases bien definidas: 

• Discovery: Comienza con la detección de las necesidades del cliente y finaliza con la elaboración de un detallado documento de análisis funcional.
• Setup : En esta fase se realiza la configuración del nuevo sistema según los requisitos definidos y se lleva a cabo la crucial migración de datos desde los sistemas antiguos.
• Test: Se ejecutan pruebas unitarias de funcionamiento para cada módulo o funcionalidad y se realizan paralelos de nómina para validar la exactitud de los cálculos y procesos antes del lanzamiento.
• Launch: Es el despliegue final del sistema y el comienzo de las actividades en el entorno real por parte de los usuarios. 

La gestión del cambio en proyectos de RR. HH. es un factor que influye de manera determinante en el éxito final. 

• La cultura organizacional juega un papel principal: una empresa innovadora y motivada por el cambio siempre va a favorecer el proceso de adopción.
• Si la cultura es más reacia al cambio, se vuelve crucial identificar y asegurar el apoyo de un "patrocinador" interno. Este es la persona dentro de la organización cliente que se beneficia de manera directa con el cambio, ya que esta figura promoverá y ayudará a desatascar posibles obstáculos para facilitar la transición.
• Una estrategia de despliegue eficaz debe contemplar una alta implicación de los usuarios en el proyecto. Esto garantiza una correcta gestión del cambio y les permite realizar la transición hacia el nuevo sistema de una manera más sencilla y con menor resistencia. 

A. ¿Cómo medimos el éxito del proyecto? 

A través de varios indicadores: 

• Se cumplen los plazos establecidos.
• Se cumple el presupuesto asignado.
• El volumen de incidencias después de la puesta en producción es limitado y se gestiona eficazmente.
• Existe una percepción clara por parte del cliente de una ganancia de valor gracias al nuevo sistema.
• Hay una percepción de satisfacción por parte los usuarios del cliente (a través del portal del empleado, plataformas web, apps, etc.).
• Cuantitativamente, algunos proyectos incluso recogen KPIs específicos sobre la propia implementación para una medición más objetiva. 
   

B. El futuro es presente: la IA en la implementación

Mirando hacia adelante, se espera que la Inteligencia Artificial (IA) juegue un papel cada vez más relevante en los proyectos de implementación: "AI para todo". Hay una serie de tareas administrativas que actualmente necesitan del apoyo y esfuerzo del cliente, y en las cuales la IA también puede ayudar, como es el caso de las migraciones de datos. 

Por ejemplo, SD Worx está trabajando con su equipo de automatizaciones e IA para que, a partir de un simple PDF de un recibo de nómina (un documento que todos los clientes poseen), se puedan extraer los datos necesarios para la carga de empleados en el nuevo sistema. Este tipo de innovación reduce significativamente el tiempo, las molestias para el cliente y, por tanto, el coste del proyecto. 
 

Para proyectos de esta envergadura y complejidad, la elección del socio tecnológico es determinante. SD Worx se diferencia por tres pilares fundamentales: su avanzada Tecnología, que incluye robustas capacidades de integración (a través de Web services y SD Connect); la alta cualificación y experiencia de sus Profesionales; y su consolidada Capacidad internacional para dar soporte a empresas con presencia en múltiples países.