¿Cuánto cuesta realmente un empleado en España?

Cuando se incorpora una persona a la empresa, la referencia inmediata suele ser su salario bruto anual, que es como suelen plantearse la mayoría de las ofertas de empleo. Pero el coste real para la empresa va mucho más allá. Desde las cotizaciones sociales hasta la formación o los periodos de baja, hay múltiples factores que se deben tener en cuenta para calcular con precisión cuánto supone mantener a una persona en plantilla.

Este artículo ofrece una visión clara y práctica de todos los elementos que forman parte del coste laboral total en España, cómo estimarlos y por qué es tan importante tenerlos bien identificados.

El salario bruto anual es solo el punto de partida. A él se suman numerosos costes que el empleador debe asumir, como:

• Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa
• Pagas extraordinarias y vacaciones
• Costes relacionados con el proceso de selección y el onboarding
• Equipos y herramientas de trabajo (portátil, móvil, software, etc.)
• Formación continua
• Bajas por incapacidad temporal o por maternidad/paternidad
• Espacio físico de trabajo (si no es remoto)
• Vehículo de empresa (si aplica)
• Beneficios sociales o planes de bienestar
• Costes de sustitución en caso de ausencias prolongadas

Aunque el cálculo puede variar según el sector, el convenio colectivo o el tipo de contrato, existe una estructura común para estimar el coste anual:

• Salario bruto anual, incluyendo pagas extra (estén o no prorrateadas).
• Cotizaciones a la Seguridad Social a cargo de la empresa (aproximadamente un 30 %).
• Costes adicionales como formación, beneficios sociales, herramientas de trabajo, seguros, etc.

Ejemplo simplificado:
Si un trabajador cobra 30.000 € brutos anuales, el coste para la empresa puede ascender a entre 39.000 y 42.000 €, en función de las cotizaciones aplicables y los extras asumidos.

Conocer el coste por hora también puede ser útil para valorar la productividad, planificar turnos o estimar el coste de proyectos concretos. Una fórmula básica sería:

Coste total anual del empleado / Horas anuales efectivas

En España, la jornada habitual es de 40 horas semanales, lo que equivale a unas 1.800 horas anuales, aunque este dato puede variar según el convenio.
Siguiendo el ejemplo anterior:
42.000 € / 1.800 h = 23,33 €/hora (coste real por hora trabajada)

En España, el empleador debe asumir una serie de cuotas a la Seguridad Social que suponen un porcentaje significativo del coste laboral:

• Contingencias comunes
• Contingencias profesionales (accidentes de trabajo y enfermedades profesionales)
• Desempleo
• Formación profesional
• FOGASA (Fondo de Garantía Salarial)

El tipo general ronda el 30 % del salario bruto, aunque puede variar según el contrato, el sector o la edad del trabajador.

Cada persona trabajadora tiene derecho, como mínimo, a 30 días naturales de vacaciones al año, retribuidos. A esto hay que sumar las posibles ausencias por enfermedad, permisos retribuidos, maternidad/paternidad u otras causas.
En caso de baja médica por incapacidad temporal, muchas empresas deben asumir el 100 % del salario desde el primer día, en virtud de lo establecido en el convenio colectivo. Este coste puede verse incrementado si hay que cubrir la vacante con otra persona o pagar horas extra.

Aunque no es obligatorio ofrecer un plan de pensiones de empresa, algunos convenios colectivos sí lo exigen, y muchas organizaciones optan por incluirlos junto con otros beneficios como seguros médicos o de vida. Todos estos elementos forman parte del coste total por empleado.

Más allá de lo que aparece en la nómina, hay otros aspectos que impactan en el coste real de tener a alguien en plantilla:

• Tiempo dedicado a tareas de gestión: nómina, contratos, formación, seguimiento
• Costes de rotación: procesos de selección, onboarding, curva de aprendizaje
• Costes derivados de errores: fallos en nómina, incumplimientos normativos
• Falta de herramientas adecuadas que ralenticen los procesos

Aquí es donde los sistemas especializados marcan la diferencia.

Saber cuánto cuesta realmente una persona en plantilla permite a RRHH tomar mejores decisiones en contratación, compensación, estructura y retención. Y contar con herramientas que automaticen procesos, aseguren el cumplimiento normativo y reduzcan la carga administrativa permite centrarse en lo esencial: las personas.
Porque gestionar equipos no va solo de cifras, sino también de visión, equilibrio y confianza.

En SD Worx trabajamos cada día con empresas que buscan claridad, eficiencia y control en la gestión de sus equipos. Saber cuánto cuesta un empleado es solo el principio.

Y tú, ¿lo tienes claro?