Consejos y trucos para una implementación exitosa de SAP SuccessFactors.

 

Cuando se trata de un proyecto de implantación, hacerlo bien desde el principio es clave. Los primeros obstáculos que suelen aparecer cuando un proyecto se desvía tienen que ver con el presupuesto y los plazos. Un aumento en el presupuesto puede tener varios efectos negativos: en primer lugar, puede que no haya suficiente presupuesto para cubrir todo el alcance previsto, por lo que será necesario reducirlo. En segundo lugar, esta reducción puede hacer que el proyecto no cumpla con su propósito ni sus objetivos. Y en tercer lugar, el sobrecoste puede reducir considerablemente el retorno de la inversión (ROI) del proyecto. 

Los proyectos que se alargan en el tiempo también afectan directamente al equipo implicado. El estrés y el cansancio acumulado pueden generar una “fatiga de proyecto” que, en algunos casos, lleva incluso a la salida de profesionales, tanto por parte del cliente como del partner de implementación, simplemente para desvincularse del proyecto. 

La falta de una gestión sólida del proyecto (o de programa, en el caso de iniciativas de mayor envergadura), ya sea por parte del cliente o del partner, puede dar lugar a problemas continuos a la hora de avanzar y cerrar fases clave. La imposibilidad de cumplir con los entregables o el descontrol del alcance son solo dos de las muchas formas en que un proyecto puede perder el rumbo en cuanto a presupuesto y tiempos. Con múltiples partes involucradas y muchas piezas en movimiento, es fundamental contar con alguien que tenga la capacidad de gestionar eficazmente todos estos elementos, tanto del lado del cliente como del partner. 

Otro de los grandes retos aparece cuando no se sigue un conjunto de principios guía o buenas prácticas. Estos principios ofrecen un marco estratégico para orientar las decisiones y el comportamiento durante todo el proyecto. Son una forma de asegurarse de que cada decisión esté alineada con los objetivos generales del proyecto. Por ejemplo, un principio guía podría ser que todas las decisiones se tomen con el objetivo de simplificar al máximo los procesos. 

 

Una implementación correcta es clave para evitar desviaciones de presupuesto y plazos. Cuando un proyecto supera el presupuesto, a menudo se recorta el alcance, lo que puede impedir alcanzar los objetivos marcados o reducir el retorno de la inversión. Además, las implementaciones prolongadas suelen generar desgaste en los equipos, afectando tanto al cliente como al proveedor. 

Establecer objetivos concretos desde el inicio es esencial para orientar el proyecto y medir su éxito. Algunos ejemplos de objetivos: mejorar la experiencia del empleado, aumentar la retención, optimizar la gestión de talento o reducir errores en los procesos de nómina. 

Una estructura de gobernanza clara con un comité directivo, mecanismos de escalado y roles definidos ayuda a mantener el control del proyecto. También es importante contar con equipos dedicados y responsabilidades bien asignadas para garantizar entregables en tiempo y forma. 

Ir “en vivo” no es sinónimo de éxito. Es fundamental definir desde el principio los indicadores clave de rendimiento (KPI) como: tasa de adopción, eficiencia operativa, satisfacción de los usuarios o ROI. Estos criterios deben alinearse con los objetivos de negocio. 

Utilizar las configuraciones estándar que ofrece SAP permite una implementación más ágil y evita reinventar procesos. Minimizar las personalizaciones también favorece la adopción y el mantenimiento a largo plazo. Herramientas como SAP Signavio pueden ayudarte a diseñar procesos más eficientes. 

Una buena migración de datos requiere una planificación clara: limpieza, transformación, carga, validación y pruebas. Comienza a revisar y depurar los datos con antelación. Esto es especialmente importante en áreas como nómina o cuando se planea incorporar inteligencia artificial, donde los datos precisos son fundamentales. 

Haz un inventario de las integraciones necesarias desde el principio. Contacta con proveedores externos con tiempo para evitar retrasos. Por ejemplo, si estás migrando de SAP ERP HCM a SAP SuccessFactors Employee Central, necesitarás instalar previamente el complemento PA_SE_IN. 

Todo cambio genera resistencia. Por eso, es esencial contar con un plan sólido de gestión del cambio que incluya comunicación clara, formación continua, pruebas de aceptación de usuarios (UAT) y herramientas como SAP WalkMe para facilitar el uso. Cuanto antes participen los usuarios finales, mejor será la adopción. 

Las pruebas deben llevarse a cabo en todas las etapas: unitarias, integrales, de integración, UAT, etc. En el caso de nómina, se recomiendan al menos dos ciclos de prueba en paralelo (idealmente tres) para asegurar que los resultados sean fiables antes del lanzamiento. 

Una vez en marcha, el trabajo no termina. Es necesario contar con soporte funcional y técnico continuo. Además, SAP publica actualizaciones cada seis meses, lo que requiere planificación, revisión de procesos y ajustes periódicos. 

Una implementación exitosa de SAP SuccessFactors no solo depende de la tecnología, sino también de las personas, los procesos, la planificación y la gestión del cambio. Al centrarte en estos diez puntos clave, podrás asegurar una transformación eficiente y con impacto real en tu organización.