Por qué la nómina debe estar en la nube

SD Worx tuvo el placer de organizar las dos mesas redondas virtuales con los responsables de grandes compañías de Recursos Humanos y Nómina. En la primera mesa redonda participaron dos expertos en el ámbito de la gestión y automatización de nóminas; Sue Knowles - Directora de RRHH de Costco y Stephen Knapman - Gerente de Ventas Globales, y en la segunda mesa redonda nos acompañaron Emma Thomas - Líder de Nómina del Reino Unido e Irlanda en GSK, y Amanda 'Mandy' Hawley - Socia y Directora de Ventas de Canal UKI en SD Worx.

Si bien nuestras conversaciones fueron muy variadas, en este artículo resumiremos algunos de los temas clave que discutimos y las conclusiones a las que llegamos.

 

Para muchas organizaciones, la gestión de nóminas es una función empresarial rutinaria pero crítica que suele desarrollarse en segundo plano y aunque las operaciones diarias de un proceso de nómina estable suelen funcionar sin problemas y durante mucho tiempo, inevitablemente llega un momento en el que queda claro que es hora de un cambio. Estas son algunas de las razones que escuchamos durante la mesa redonda:

• Funcionalidad adicional: varios de los participantes mencionaron que desean obtener más funcionalidad de sus sistemas de nómina (por ejemplo, análisis, para poder respaldar la planificación comercial)
• Fin de la vida útil del sistema actual: debido a la falta de soporte continuo o a las limitaciones del rendimiento/interoperabilidad con otros sistemas (otros citaron la necesidad de una solución más segura y resistente)
• Cambios significativos en las necesidades del negocio: la pandemia desencadenó o aceleró cambios en el negocio que las plataformas de nómina existentes no pudieron abordar. Por ejemplo, coordinación  de los sistemas de nómina y recursos humanos
• La necesidad de simplificar, homogeneizar procesos, o reducir costes: varios de los asistentes describieron un entorno compuesto por múltiples sistemas de nómina heredados (generalmente debido a la actividad de fusiones y adquisiciones) y que eran complejos de administrar, así como costosos de operar y mantener, ya sea en términos de mano de obra o tarifas de licencia.
• Escalado flexible: si su empresa está pasando por períodos de crecimiento o contracción, es posible que necesite una solución que sea escalable y flexible a los cambios en su organización.
• Transformaciones importantes de TI: como parte de una agenda de transformación más amplia o un cambio en la estrategia de TI (por ejemplo, Implantar un software de gestion de la nómina o a la nube).

Para GSK, la razón del cambio fue una combinación de la necesidad de integrarse con un nuevo sistema de recursos humanos, así como de dejar atrás una solución de nómina heredada. Mientras que, para Costco, era la necesidad de pasar de una solución de nómina heredada a una nueva solución SaaS que pudiera administrar una fuerza laboral dispar en múltiples ubicaciones internacionales. Muchos de los asistentes dijeron que ellos también se enfrentaron al reto de gestionar una nómina para una empresa multinacional en un entorno volátil.

Una vez establecida la necesidad de cambio, nuestra conversación se centró en el proceso real de hacer el cambio, y aquí Sue pudo compartir los beneficios de su experiencia.

En primer lugar, destacó la necesidad de involucrar a los usuarios en el proceso desde el principio; No solo porque serán los usuarios, sino también porque tienen la visión de cómo funciona el proceso de nómina. Sue también se comprometió con el equipo de formación desde el principio para asegurarse de que los materiales estuvieran listos con suficiente tiempo.

En segundo lugar, mencionó que tenían dos equipos separados; un equipo senior, que supervisaba el presupuesto y los plazos (Sue tenía muy claro lo que se podía y lo que no se podía permitir), y un equipo operativo que se dedicaba al proyecto y a las tareas diarias. En cuanto a la composición del equipo, Sue describió un equipo multidisciplinar que representaba a Nómina, Finanzas, TI, Operaciones y Capacitación. También es importante que el equipo del proyecto esté compuesto por las personas adecuadas y no solo por las que están disponibles actualmente, y que estén disponibles después de la fecha de puesta en marcha para responder preguntas sobre los objetivos y procesos del diseño original.

Steve comentó la perspectiva de SD Worx: en primer lugar, debes tener una visión clara. No puedes saber si has completado el viaje si no conoces el destino; Dedicar tiempo a discutir, acordar y documentar la visión, y las capacidades que se requieren para lograrla, ahorra tiempo y esfuerzo durante la implementación. Además, establece algunas reglas básicas (alcance). Por ejemplo, ¿optar por un "big bang" o una implementación por fases?

Cambio de proceso: Emma describió cómo, en el diseño de la nueva solución y en una revisión de los procesos existentes, quedó claro que no podían simplemente adaptarse, sino que debían rehacerse por completo, especialmente porque varios de los procesos existentes eran manuales y no podían automatizarse en su forma actual.

Migración de datos: es fundamental pensar en cómo se van a transferir los datos de los sistemas existentes al nuevo (aunque también es una gran oportunidad para 'limpiar los datos'). También es posible que tengas que contratar al proveedor titular para que te ayude con este proceso, así que empieza esa conversación desde el principio.

Sue describió algunos de los beneficios que logró al realizar la transformación a la nómina SaaS:

• Una solución más adaptada a sus requerimientos: Costco logró todo lo que se propuso: una nueva solución que se adaptaba mejor a sus necesidades comerciales.
• Mejor explotación de la información: no solo para poder producir más fácilmente la cantidad de informes que se requieren para la empresa, sino también para respaldar la toma de decisiones con datos e información pertinentes (Emma también señaló el valor de los informes mejorados).
• Flexibilidad: al igual que muchas organizaciones, Costco tiene algunas formas específicas de trabajar y estas también se incorporaron a la nueva solución.
• Escalabilidad: lo más importante para Costco era la opción de una integración más profunda con otros sistemas en el futuro, especialmente con RRHH.

Además de lo anterior, Emma agregó:

• Reducción del trabajo manual: muchos de los procesos manuales anteriores se automatizaron, lo que resultó más rápido y fiable. La automatización también proporcionó la programación de tareas (como la generación de informes mensuales).
• Datos más fiables: la nueva solución proporcionó una mejor visión de los datos y el proceso.
• Mejor servicio a los empleados: los empleados pueden acceder directamente a su documentación fiscal y de nómina, sin tener que hacer una solicitud a RRHH o a Nómina.
• Una solución basada en la nube, en línea con otras partes de la estrategia empresarial y permitida la integración con otros sistemas (por ejemplo, el nuevo sistema de RRHH)

Durante la pandemia, se aprobaron muchas iniciativas de transformación sin necesidad de hacer un caso de negocio completo; La necesidad de avanzar a buen ritmo (fundamental para la supervivencia de la empresa en algunos casos) superaba el riesgo de realizar una inversión precipitada. Sin embargo, la necesidad de cambiar las soluciones de nómina rara vez se englobó bajo esa bandera.

¿Cómo hacer el caso de negocio?

• Se debe tener muy claro por qué es necesario un cambio desde el estado actual
• Asegúrese de estar alineado con otras partes interesadas y estrategias empresariales (por ejemplo, RRHH y TI). Si su empresa está buscando externalizar los procesos centrales, una solución basada en la nube puede ser más atractiva
• Al trabajar con Finanzas, calcule un modelo de retorno de la inversión, con riesgos y suposiciones asociados
• Sé realista; sobre los beneficios y los costos (incluidos los 'intangibles')
• Define tus criterios de éxito (es a partir de estos criterios que definirás las capacidades que necesitas de cualquier solución futura y por lo tanto el mejor proveedor para cumplirlas)

Todos nuestros expertos coincidieron en que era vital documentar todo lo que se quería de la solución y del proceso de toma de decisiones. Recomendamos adoptar el enfoque MoSCoW:

• Debe tener: ¿qué debe ser capaz de hacer el sistema? (es decir, qué funciones actuales o nuevas son críticas y absolutamente necesarias para garantizar el éxito)
• ¿Qué funciones altamente deseables o importantes debería tener la solución, pero que no son críticas para el éxito o no se requieren de inmediato?
• Podría tener: estas son funciones que son "deseables" y mejoran la calidad de la solución general, pero solo deben especificarse si el tiempo y el presupuesto lo permiten.
• características menos críticas que no se van a implementar (o al menos, no en el futuro previsible).

Y al hacerlo, interactúe con las partes interesadas de diferentes partes del negocio y en diferentes niveles desde el principio, especialmente con las personas que tendrán que operar el nuevo sistema.

Dicho esto, démosle a Steve la última palabra:

"Es más importante elegir el socio adecuado que la tecnología adecuada"

Es en la definición de requisitos a la que un socio como SD Worx puede ayudar realmente; La mayoría de los equipos de nómina no tienen tiempo para investigar todas las posibles características y funciones que pueden estar disponibles de los posibles proveedores. SD Worx puede trabajar con usted y con la empresa para identificar, priorizar y calcular el coste de los componentes que necesita para maximizar su probabilidad de éxito, mientras trabaja dentro de su presupuesto y plazos.

Tanto Steve como Mandy enfatizaron la necesidad de formar una asociación entre el proveedor y el cliente. En cada etapa, cada socio debe contribuir al proceso, desde el diseño, pasando por la entrega y durante el soporte posterior a la implementación. Una parte importante de este proceso es hablar con otros clientes de su proveedor potencial y determinar las fortalezas relativas y su forma de trabajar. Es probable que trabajes con tu nuevo proveedor durante muchos años, por lo que vale la pena tomarse un tiempo en esta etapa.

Si desea hablar con alguien de SD Worx sobre cualquiera de los puntos planteados en este artículo, o discutir el futuro de su solución de nómina, contáctenos.