Construir un caso de negocio ganador para la Gestión de Nómina en la Nube:

Un caso de negocio es necesario cuando se requiere un cambio sustancial para abordar una necesidad empresarial. Por ejemplo, si vas a cambiar de un modelo de gestión de nóminas interno y organizado manualmente a una solución de software de nóminas en la nube, tendrás que proponer las justificaciones de gastos, recursos y tiempo necesarios de la transición. 

El caso de negocio presentará toda la información financiera y los costes implicados, así como los beneficios no financieros para reforzar argumentos. Esto permite que los altos cargos tomar una decisión fundamentada sobre si quieren aceptar la propuesta y proceder con el cambio. 

El caso empresarial lo suele redactar el agente del cambio (normalmente el director del departamento de nóminas o de RR. HH.) con intención de realizar un cambio positivo. El plan de negocio se redacta en beneficio del promotor del proyecto, que es la persona que dispone de los recursos necesarios para respaldarlo. 

No obstante, no lo harán solos. Un caso de negocio de calidad requiere recopilar datos precisos y pertinentes de múltiples fuentes para reforzar el argumento. Por ejemplo, para demostrar cuánto le está costando actualmente tu modelo interno de nóminas a tu organización, podrías investigar cuánto tiempo se ha perdido por culpa de errores, repetición de tareas y trabajo manual o detectar los cargos generados por el incumplimiento de la normativa. 

Comparando estas cifras con los costes totales de pagar por un servicio SaaS de nóminas, puedes empezar a hacerte una idea clara de si las nóminas en la nube serían una opción más rentable para tu empresa. 

Hay algunas directrices básicas que debes seguir para asegurarte de que se atribuye a tu caso de negocio la importancia que merece desde el principio. A continuación, te explicamos cómo dar en el clavo: 

Tono: Escribe de forma concisa y con un tono profesional. Las frases deben ir directas al grano y las respaldar las afirmaciones por hechos en vez de por emociones. Evita términos coloquiales y un lenguaje demasiado técnico. Explica las siglas utilizadas e incluye un glosario de términos en el apéndice. 

Formato: La mayoría de los casos de negocio se presentan como documentos tipo informe escritos en programas tales como Word o guardados como PDF. También puedes crear un caso de negocio en programas más visuales como PowerPoint. Elige un formato que se ajuste a la cultura y los requisitos políticos de tu empresa y que presente tu caso de forma clara y convincente. 

Estructura: Todos los casos de negocio siguen una estructura similar que puede variar en función de cada organización. He aquí un ejemplo de estructura: 

• Resumen ejecutivo 
• Razones para realizar el cambio 
• Información financiera 
• Definición del proyecto y detalles del ámbito de aplicación 
• Ventajas de la gestión de nóminas en la nube 
• Evaluación de riesgos 
• Medición del éxito 
• Anexos, glosarios e información adicional 

1. Resumen ejecutivo: Un resumen de alto nivel de la propuesta de proyecto, explicando de forma convincente por qué un servicio de nóminas en la nube puede resolver los retos a los que se enfrenta tu empresa. 
2. Motivos del cambio: Explica el reto empresarial con más detalle y esboza por qué cambiar a una solución de nóminas SaaS solucionaría el problema. 
3. Información financiera: Describe los costes que implica pasar a una solución de nóminas online y demuestra por qué aportará más beneficios financieros que seguir con un modelo interno. 
4. Definición del proyecto y detalles del ámbito de aplicación: Proporciona información de fondo sobre por qué estás valorando trasladar la gestión de nóminas a la nube, los objetivos empresariales de la transición y los beneficios y riesgos asociados a la misma. Incluye detalles sobre la gestión del proyecto, plazos de ejecución, partes interesadas implicadas y cualquier necesidad adicional de recursos. 
5. Ventajas de la gestión de nóminas en la nube: Céntrate en los beneficios financieros y de otra índole, como una mayor adaptabilidad de las operaciones, una mejora de la continuidad empresarial, el incremento de la eficiencia, la mejora de la seguridad de los datos y nóminas más precisas y eficientes. 
6. Evaluación de riesgos: Realiza una evaluación de riesgos completa en la que se describan los riesgos del proyecto y cómo se gestionarían. Hay que tener en cuenta los riesgos que podrían derivarse del proyecto o de la capacidad de la organización para llevar el cambio a cabo. 
7. Medición del éxito: Define cómo se registran los progresos y se mide el éxito, trabajando con el proveedor de soluciones de nóminas para establecer dichas mediciones. 
8. Anexos, glosario e información adicional: Incluye información complementaria que refuerce tu argumentación, como los antecedentes del proveedor, un análisis de puntos fuertes, puntos débiles, oportunidades y obstáculos (SWOT, por sus siglas en inglés), cálculos presupuestarios, planes comerciales y de precios, así como cualquier acrónimo utilizado en el documento. 

• Acierta al presentarlo de forma breve: Resume la necesidad de tu empresa y la solución en una frase sencilla. 
• Elige al proveedor preferido: Describe la solución de nóminas que te gustaría utilizar y proporciona información general sobre el proceso de transformación digital.  
• Recopila información antes de empezar: Solicita desde el principio la opinión de expertos en la materia y de las partes interesadas para componer un argumento convincente. 
• Incluye beneficios no financieros: Ten en cuenta la eficacia de procesos, continuidad de la actividad empresarial, ventajas para los empleados, fiabilidad y cumplimiento de las normas a la hora de elaborar tu argumentación. 
• Revisión: Pide a alguien que revise el caso antes de presentarlo para asegurarte de que no contiene errores. 
• Captación del interés: Comenta tu propuesta con los principales interesados con antelación para conseguir apoyo. 
• Presenta tu caso a un grupo reducido en primer lugar: Pon a prueba tu caso de negocio con un grupo más reducido de partes interesadas antes de hacerlo llegar a un público más amplio, introduciendo los cambios necesarios en función de los comentarios recibidos. 

Esperamos que esta guía te ayude a elaborar un caso de negocio convincente para pasar a la gestión de nóminas en la nube. Para poner en práctica todo lo que has aprendido, descárgate gratis nuestra plantilla de casos empresariales rellenando el formulario de abajo. ¡Buena suerte con tus objetivos estratégicos en materia de nóminas!