Incluso los pequeños errores en la nómina pueden tener grandes consecuencias, desde sanciones legales hasta la pérdida de confianza de los empleados. En toda Europa, las empresas gestionan la nómina de diversas maneras. Algunas confían en sus propios sistemas, tecnologías y conocimientos. Otras prefieren externalizar el proceso de nómina parcial o totalmente. Aunque un enfoque puede ser más eficaz que el otro en función del país en el que se opere, los errores más frecuentes suelen ser similares. He aquí los 5 errores más comunes en la nómina y cómo evitarlos.
Un error frecuente en la nómina es la falta de registros completos y precisos de los empleados. Esto puede dar lugar a una clasificación errónea de los empleados, un cálculo incorrecto de la paga, las horas extra y las prestaciones, y errores en la retención de impuestos. Para evitarlo, es crucial establecer un sistema bien organizado para mantener los registros de los empleados, incluida la clasificación exacta de los empleados, las horas de trabajo y las prestaciones.
Una solución central de RR.HH. es una herramienta valiosa para mantener los registros al día, ya que proporciona un repositorio centralizado de los datos de los empleados y automatiza muchas tareas relacionadas con la nómina. Según nuestro estudio sobre la Complejidad de la Nómina en España, esto es especialmente cierto en países como España, Noruega y Polonia, donde la tecnología se considera uno de los principales impulsores de la eficiencia de la nómina.
Los cálculos de nómina implican un amplio conjunto de datos. Por lo tanto, el riesgo de calcular mal la nómina -y de pagar accidentalmente de más o de menos a los empleados- está siempre presente, especialmente si hay que introducir muchos datos manualmente. Además, los distintos días de pago a los empleados y los plazos de pago de impuestos añaden otro factor de estrés a la lista de riesgos y errores potenciales.
Automatizar los procesos de nómina ayuda a eliminar el riesgo de error humano y garantiza pagos puntuales y precisos. Además, puede recurrir a la experiencia de un socio experto en nómina. Como demuestra el Índice de Complejidad de la Nómina, este enfoque de colaboración es una práctica habitual en países como Bélgica, Noruega y España. Las empresas de estos países consideran la externalización un impulso importante para su competencia en materia de nómina.
Los empresarios son responsables de declarar todas las formas de remuneración imponible de los empleados, incluidas las primas, las opciones sobre acciones y otros beneficios no salariales. No hacerlo puede acarrear sanciones legales y dañar la moral de los empleados. De ahí la importancia de conocer a fondo los beneficios imponibles y asegurarse de que todas las formas de retribución se declaran correctamente.
La tecnología -como una solución de RR.HH. central integrada o sistemas de software para la planificación del personal, la gestión del talento y la gestión de la nómina (link a Payroll) - ayuda a garantizar que todas las retribuciones imponibles se declaren con precisión y a tiempo. ¿O qué tal recurrir a los conocimientos fiscales de un socio externo? Merece la pena planteárselo, sobre todo en los países en los que las retribuciones se consideran un factor importante que obstaculiza el aumento de la competencia en materia de nómina. Pensemos en Dinamarca, Bélgica y Francia, como muestra el Índice de Complejidad de la Nómina.
Los datos de la nómina son un objetivo valioso para los ciberdelincuentes, y las filtraciones de datos pueden tener graves consecuencias. Entre ellas se incluyen la pérdida de información confidencial de los empleados, sanciones legales y daños a la reputación. Para reducir este riesgo, tendrá que aplicar medidas de ciberseguridad sólidas, como el cifrado, los cortafuegos y la autenticación de dos factores. Supervisar y actualizar periódicamente estas medidas también es fundamental para mantenerse al día con el panorama de amenazas en constante evolución.
¿Evitar las filtraciones de datos te parece tarea de expertos? Entonces considera trabajar con tecnologías basadas en la nube o externalizar la gestión de la nómina a socios externos. Esto podría ser especialmente interesante en países como Dinamarca, Francia y Bélgica. Allí, la gestión de los datos de la nómina ya es compleja de por sí, debido a la complejidad de la gestión de plantilla, que obstaculiza su competencia. Si a esto le añadimos las filtraciones de datos, podríamos acabar con una tormenta perfecta.
La legislación en materia de nómina cambia constantemente, por lo que las empresas y organizaciones de todo tipo y tamaño harían bien en mantenerse al día de la normativa más reciente. De lo contrario, podría acabar realizando cálculos de nómina incorrectos o siendo incapaz de proporcionar información precisa a los empleados sobre sus nóminas y deducciones fiscales. Para evitar estas situaciones, es aconsejable mantenerse al día de la legislación sobre la nómina asistiendo regularmente a cursos de formación y talleres, suscribiéndose a boletines y publicaciones pertinentes o trabajando con expertos externos.
¿Quieres estar tranquilo? El enfoque más competente puede ser recurrir a la externalización y que un socio experto en nómina se mantenga al día de la legislación por tu empresa. No es un lujo innecesario en países con una legislación laboral y de nómina compleja y dinámica, como Alemania, Austria, Suiza, Bélgica y Francia.
Desde el SaaS hasta los servicios totalmente gestionados, la externalización de las nóminas existe de muchas formas. Pero, sea cual sea la fórmula que elijas, entregar una parte o la totalidad de tu gestión de nómina a un tercero es una decisión importante. Antes de entrar en qué tareas de nómina externalizar, obtener toda la información sobre los posibles pros y contras es el primer paso.
Es un malentendido común pensar que externalizar significa entregar la totalidad de la gestión de nóminas. Es cierto que hay fórmulas que se acercan, como la externalización de procesos empresariales (BPO), pero la externalización de la nómina tiene muchos caminos. Con este resumen te ayudaremos a elegir la opción que mejor se adapte a tus necesidades.
En contra de lo que algunos piensan, la externalización de nóminas no es un concepto de "lo tomas o lo dejas". Tú decides qué tareas prefieres dejar en manos de un tercero y cuáles mantener en la empresa. Por lo tanto, todo proyecto de externalización empieza por determinar el alcance. Para ayudarte con este paso, hemos enumerado algunos consejos profesionales.