Por qué la externalización elimina los riesgos asociados a la gestión de nómina:
La gente elige trabajar para una empresa por muchas razones: los valores de esta, las oportunidades de desarrollo profesional o los vínculos personales con los compañeros. Pero sea cual sea la razón, se olvidará rápidamente si los empleados tienen problemas con el pago de su nómina.
La retribución de los empleados es el cimiento de la confianza sobre la cual se construyen todas las relaciones laborales.
Existe una razón por la que los empleados pueden inquietarse cuando se trata del pago de su nómina y no es únicamente una cuestión de dinero. Si algo interfiere en su remuneración da la sensación de que se ha roto un acuerdo, de que ha habido una traición a la fe, lo cual puede afectarles profundamente.
Por supuesto, todas las empresas quieren evitar ese supuesto y asegurarse de que tienen una gestión de nómina que vaya sobre ruedas, sin turbulencias y que atienda las necesidades de sus empleados de forma impecable. Aunque en la práctica no siempre es así.
Aunque los responsables de gestión de nómina quieren que la operación sea lo más fiable posible, también se enfrentan a retos constantes causados por presupuestos limitados, cambios de personal, evolución de la tecnología, nueva legislación, formas modernas de trabajar, etc.
Por eso, incluso con el profesional más competente, llegará un momento en el que todas las organizaciones se cuestionen cómo deben gestionar las nóminas y si contratar a un proveedor de servicios de gestión de nóminas externo es la mejor opción.
Encontrar a alguien de confianza
A veces esa decisión viene provocada por alguna baja dentro de la empresa. ¿Qué ocurre si un antiguo responsable de gestión de nómina decide marcharse? ¿Quién asume entonces la responsabilidad, el departamento financiero o el de RR. HH.?
Es poco probable que ninguno de los responsables de dichos departamentos quiera asumir el control directo de las nóminas, dadas las otras prioridades en las que tienen que centrarse. Pero debido a su importancia necesitarán estar seguros de que queda en buenas manos. La pregunta habitual en este punto es si es mejor contratar a alguien para que dirija un equipo interno o externalizar la función a un proveedor de servicios de gestión de nómina.
Mientras que algunas empresas prefieren mantener esta actividad crítica dentro de la empresa, otras consideran que un proveedor externo experto puede ser la opción menos arriesgada y, cuando evalúan los factores de riesgo implicados, hay varias razones por las que llegan a esta conclusión:
Requisitos legales
La normativa en materia de remuneraciones se actualiza constantemente y las exigencias impuestas a los equipos de gestión de nómina no dejan de aumentar. Basta con pensar en lo que supuso incorporar indemnizaciones por permiso durante la pandemia.
El reto de las nuevas normativas es que rara vez son un ejercicio de marcar casillas. La legislación suele estar abierta a cierto grado de interpretación, con implicaciones que pueden poner a prueba a un pequeño equipo de gestión de nómina.
Los gestores de nómina especializados, cuya función consiste en asesorar a las empresas sobre la mejor forma de actuar cuando entra en vigencia una nueva legislación, simplemente no se enfrentan a los mismos retos. Pueden incluso participar en el asesoramiento al Gobierno en las primeras fases, cuando se está redactando la legislación, y conocerán a la perfección las intenciones de cualquier nueva normativa en materia de RR. HH.
La evolución de la tecnología
Aunque la tecnología se ha convertido en un elemento crucial para los equipos de gestión de nómina, ya que ayuda a eliminar la administración y la posibilidad de errores humanos, sigue planteando un riesgo tanto desde el punto de vista financiero como del cumplimiento de la normativa.
Entre otras cosas, porque las expectativas que depositamos en la tecnología cambian constantemente. En la era de la transformación digital, por ejemplo, vemos cada vez más el deseo de que los distintos sistemas, ya sean de RR. HH., finanzas o nómina, se comuniquen entre sí.
La mayor preocupación es que la tecnología requerirá una inversión continua. Saber cuál es la mejor manera de preparar a la empresa para el futuro puede ser un reto para los equipos de gestión de nómina, con consecuencias potencialmente costosas. Sin embargo, para los grandes proveedores de servicios de gestión de nómina, que desarrollan la tecnología por sí mismos, esto supone un reto mucho menor.
Gestión de datos
Gracias a los avances tecnológicos, también se pide a los equipos de gestión de nómina que hagan mucho más con los datos. Las grandes organizaciones, por ejemplo, están ahora obligadas por ley a analizar los salarios y las primas para informar de cualquier diferencia salarial entre hombres y mujeres.
Por supuesto, el deseo de tener mayor visibilidad no solo procede de los gobiernos. Cada vez se espera más que los equipos directivos puedan acceder a los datos y recopilar información de forma instantánea.
Sin embargo, la ley también obliga a las empresas a proteger la información sensible. Ahora que las empresas quieren acceder a la información de nómina desde cualquier lugar hay que tomar medidas para garantizar la seguridad de los datos.
Con mayores recursos disponibles en términos de conocimientos jurídicos, capacidad técnica y una reserva de talento mucho mayor para las nóminas hace que los proveedores externos se consideren a menudo una forma más segura y rentable de gestionar la nómina.
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