Los conceptos erróneos en torno a la externalización de nóminas podrían estar frenando tu negocio. Nuestros clientes descubren que pasarse a un servicio de gestión de nómina les reporta dividendos, impulsando la productividad, aumentando el rendimiento de la inversión y dando a los equipos de nómina la oportunidad de centrarse en iniciativas estratégicas en lugar de tácticas. Eso es solo el principio, hay muchas más ventajas que hacen tan atractiva la externalización de nómina.
Entendemos que la gestión de nómina puede ser un tema desalentador, por lo que hemos reunido información útil para ayudarte a tomar una decisión informada sobre tu estrategia de nómina.
El servicio de gestión de nómina consiste en que las nóminas de tu empresa las gestione un especialista externo. Muchos empresarios prefieren esta opción a la de un equipo interno de nómina, ya que es más rentable, ahorra tiempo y garantiza el cumplimiento de la legislación en materia de PAYE.
El año pasado se produjeron muchos cambios en las nóminas y puestos de trabajo. La generalización del trabajo a distancia y las constantes modificaciones de la legislación y políticas de nóminas han acelerado la necesidad de contar con soluciones de nómina adaptables, fiables y seguras.
Los trabajadores buscan mayor flexibilidad, transparencia y paquetes personalizados por parte de las empresas. Las empresas con visión de futuro dan prioridad al bienestar económico de sus empleados invirtiendo en la tecnología adecuada para la gestión de nómina.
Al pasar a la gestión de nómina, también conocida como externalización de nómina, puedes dejar gran parte de la tareas relacionadas con la nómina en manos de profesionales con experiencia. El proveedor se compromete contractualmente a prestar uno o varios servicios de RR. HH. o Nómina de acuerdo con unos niveles de servicio y volúmenes de trabajo definidos. También asumen el riesgo y la responsabilidad, incluido el procesamiento, cumplimiento de la normativa y adaptabilidad, así como todo el complejo y arduo trabajo administrativo que conlleva. Pero no te preocupes, cambiar a un servicio de nómina externalizado no significa que vayas a perder toda tu experiencia interna en gestión de nómina. En algunos casos, puede ayudarte a conservar los conocimientos dentro de la empresa.
La externalización de nómina puede beneficiar a todo tipo de empresas en múltiples sectores. Tanto si tu empresa es mediana, con 500 empleados, como si se trata de una gran organización empresarial con 100.000 personas, el interés común es velar por el bienestar financiero de los empleados, asegurándote de que cobran la cantidad exacta dentro del plazo estipulado.
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La oportunidad de pasar a procesos simplificados y estandarizados mejora la planificación de contingencias y la continuidad de la actividad, ya que los conocimientos internos sobre nóminas suelen estar en manos de uno o dos miembros clave del personal.
Existe un gran número de diferentes razones por las que pasar a la gestión de nóminas podría convenir a tu empresa tanto ahora como en el futuro. Es aconsejable tener en cuenta el valor que aporta la externalización, como el cumplimiento de la normativa, la implicación de los empleados, el ahorro de costes y la fiabilidad, controles más exhaustivos y niveles de servicio garantizados.
Si la gestión interna de nóminas frente a la externalización de servicios te quita el sueño o acabas de empezar a investigar las opciones, aquí tienes las principales diferencias:
Hay ventajas e inconvenientes tanto en la externalización de la nómina como en el servicio de gestión interna. La pregunta del millón es: ¿qué se adapta mejor a tu negocio y a tu política empresarial? Independientemente de los mitos, habladurías o ideas preconcebidas acerca de la externalización de la nómina, te animamos a que reflexiones sobre tu propia situación y explores qué es lo que realmente marcaría la diferencia en la gestión de nómina y RR. HH. de tu empresa.
Las ventajas para las organizaciones que externalizan la gestión de nómina son numerosas y abarcan desde la eficiencia y la productividad hasta la confianza de que el proceso se encuentra en buenas manos. Muchas empresas consideran que la externalización elimina los riesgos asociados a la gestión de nómina. Estas son algunas de las principales ventajas de cambiar a un servicio de gestión de nómina externalizado:
Evita las sanciones de la administración tributaria
El papeleo y las declaraciones tributarias requieren mucha atención, ya que cualquier error o retraso en la presentación podría suponer una sanción. La administración tributaria puede imponer una sanción si presentas documentos que contengan errores o que falseen tu deuda tributaria. Asimismo, si una evaluación de Hacienda infravalora tu deuda tributaria, también puedes enfrentarte a una sanción si no se lo comunicas.
El cumplimiento de la normativa financiera es una de las áreas más difíciles de gestionar, especialmente si se gestionan nóminas a nivel mundial. La legislación laboral y los requisitos de la administración tributaria cambian constantemente y mantenerse al día es una batalla constante. Trabajar con un especialista en servicios externalizados de gestión significa que el cliente puede confiar en los controles de cumplimiento de la normativa financiera ISAE3402 del proveedor, además de la inversión en formación continua sobre nóminas y desarrollo profesional.
Mayor flexibilidad y capacidad de ampliación
La externalización ofrece una base de costes de gestión de nómina variable mucho más elástica, con un mayor retorno de la inversión y ampliable a medida que crece tu actividad. Puede que consideres que tu modelo de negocio, con un ciclo fijo de procesamiento de la carga de trabajo, es muy predecible, pero en vista de las recientes desajustes en la economía mundial y en las modalidades de trabajo, todos deberíamos estar preparados para cualquier imprevisto. ¿Tu actual gestión de nómina es lo suficientemente ágil como para hacer frente a un cambio drástico de la noche a la mañana?
Menor coste de propiedad
La externalización es una inversión y puede justificarse económicamente ante los socios. Si se tienen en cuenta los costes directos que puede amortiguar un gestor de nóminas fiable como la infraestructura y la seguridad de los datos, junto con los indirectos como el cumplimiento de las normativas y la experiencia en nóminas y RR. HH., se puede reducir el coste total de propiedad en al menos un 20%.
Las soluciones de gestión de nómina están diseñadas para ahorrar tiempo y con ello dinero. Una solución de un proveedor experto permitirá tomar decisiones financieras precisas en toda la empresa gracias a cálculos en tiempo real y análisis exhaustivos.
Mayor seguridad
Disponer de una solución de gestión de nóminas puede aumentar la seguridad. Los costes y recursos asociados son a veces difíciles de gestionar internamente por las organizaciones para garantizar una seguridad y precisión absolutas. La esencia de la solución de un proveedor de confianza es la confidencialidad, el almacenamiento y la protección de los datos de los clientes en cumplimiento de la legislación, como el RGPD.
¿Qué distingue a un gestor de nómina de calidad del resto? Busca la certificación ISO27001, una norma internacional e indicador clave de que el proveedor de la solución de gestión de nómina se toma en serio la seguridad de la información y el tratamiento de tus datos.
Tranquilidad
En última instancia, el servicio externalizado proporciona la tranquilidad de saber que las nóminas y el personal están en buenas manos. Con los potenciales cambios en los modelos de trabajo y las frecuencias retributivas, es importante poder ofrecer a tus empleados paquetes personalizados y flexibles a los que se pueda adaptar la gestión de nómina con total confianza.
Si ya dispones de un sistema de gestión del capital humano (HCM por sus siglas en inglés) que funciona para tu empresa, cambiar las cosas puede parecer mucho trabajo. Entonces, ¿qué hacer si deseas mantener tu solución de RR. HH. pero externalizar las nóminas?
Un proveedor de nóminas gestionadas de confianza dispondrá de la tecnología y los conocimientos necesarios para integrarse con tu socio o sistema de RR.HH., tanto si utilizas una solución de RR. HH. global como un sistema interno.
La unión hace la fuerza: un sistema integrado de nóminas y RR. HH. permite a las empresas ser ágiles y competitivas gracias a la obtención de una "única fuente de información" sobre los datos de los empleados. Una integración satisfactoria enriquece la experiencia de los empleados y proporciona datos empresariales de gran valor.
¿Qué hacer si deseas mantener tu solución de RR. HH. pero externalizar las nóminas? Un proveedor de nóminas gestionadas de confianza dispondrá de la tecnología y los conocimientos necesarios para integrarse con tu socio o sistema de RR.HH., tanto si utilizas una solución de RR. HH. global como un sistema interno.
He aquí un par de ejemplos de integración del servicio de nóminas de SD Worx con soluciones globales de RR. HH:
Workday y la gestión de nómina externalizada
Llevamos colaborado con Workday en GPC desde 2014, originalmente con una certificación PICOF y en la actualizad con una certificación PECI. Esta certificación significa que los procesos (de Workday a Payroll) han sido validados por Workday.
SAP y la gestión de nómina externalizada
La solución de gestión de nómina de SD Worx se integra sin esfuerzo con los servicios SAP HCM a través de una conexión AFI.
Oracle y la gestión de nómina externalizada
La solución de gestión de nómina de SD Worx se integra perfectamente con Oracle a través de una conexión AFI.
No existe una fórmula única para todos en lo que respecta al coste de la externalización de la gestión de nómina, ya que dependerá del proveedor y del tamaño de la empresa. Sin embargo, la mayoría de los proveedores de soluciones de gestión de nómina cobran una cuota de instalación (o implantación) para transferir todos los datos de nómina a su tecnología y ponerla en marcha. También cobrarán una comisión por empleado procesado al mes (PEPM por sus siglas en inglés) o por día de pago, dependiendo de la frecuencia de pagos. Además, puede que tengas que pagar un poco más si optas por servicios de nóminas adicionales como el P11D.
La calidad del servicio de gestión de nóminas dependerá del proveedor que elijas. Con tanto en juego, garantizar que la nómina funcione para tu organización debería ser una prioridad. Si estás barajando adquirir un nuevo sistema, hemos recopilado algunas preguntas que deberías hacer a los posibles proveedores:
1. ¿Hasta qué punto están seguros tus datos?
Tu gestor de nóminas, en calidad de procesador de datos, debe demostrar que dispone de controles estrictos para cumplir la legislación en materia de seguridad y privacidad de datos de las distintas regiones, como el RGPD.
2. ¿Cómo de fácil (o difícil) es ponerlo en práctica?
Antes de firmar el contrato, aclara el proceso de puesta en marcha. Querrás empezar a beneficiarte de las ventajas de la gestión de nómina externalizada lo antes posible, sobre todo si tienes accionistas a los que impresionar.
3. ¿Qué servicios de apoyo adicionales se ofrecen y a qué precio?
El acceso a expertos mundiales en RR. HH. con conocimientos locales puede añadir realmente valor al servicio. La legislación sobre nóminas cambia constantemente y puede ser muy compleja, pero un buen proveedor de servicios de nómina va más allá del cumplimiento de la normativa: también le ayuda a comprenderla.
4. ¿Con qué cualificaciones y especializaciones cuentan?
Es crucial que el proveedor que elijas sea de confianza para pagar a tu personal, así que investiga un poco más sus cualificaciones y su historial de clientes, sobre todo si tienes necesidades complejas en materia de nóminas.
5. ¿Cuál es su modelo de asistencia?
Tu socio en gestión de nómina debe actuar y parecer una extensión de tu propio equipo, siempre localizable y atento a tus necesidades.
Estas preguntas te ayudarán a hacerte una idea del proveedor a elegir. Asegúrate de que tienen experiencia, son creíbles y es fácil trabajar con ellos; al fin y al cabo, serán una extensión de tu equipo de nómina, por lo que una buena relación hace mucho.
6. ¿Pueden integrarse con RR. HH.?
La integración perfecta con la solución de RR.HH. o de gestión de plantilla elegida es imprescindible para las empresas competitivas y ágiles. Asegúrate de que tu proveedor de gestión de nómina puede facilitar tus necesidades de integración.
Es habitual que las empresas pospongan el cambio a un nuevo proveedor de gestión de nómina por miedo al tiempo de inactividad durante la fase de configuración y puesta en marcha. Al fin y al cabo, lo que quieres es asegurarte de que tus empleados cobran sus salarios sin errores y en el plazo previsto.
La implementación puede parecer aterradora, pero pasar de un modelo de nómina interna a un servicio externalizado no requiere tanto tiempo y esfuerzo como podrías imaginar, siempre y cuando se siga el procedimiento de aplicación adecuado. Por ejemplo, si decides pasarte al servicio de gestión de nómina de SD Worx, podrías estar operativo en tan sólo 14-18 semanas, dependiendo de tu negocio y de cuántas ejecuciones paralelas necesites. El calendario de puesta en marcha se detalla a continuación:
Lanzamiento - Semanas 1-2
Descubrimiento - Semanas 2-5
Preparación - Semanas 5-7
Pruebas - Semanas 7-14
Puesta en marcha - Semanas 14-18
Se te asignará un gestor de proyectos que te guiará a lo largo de todo el proceso. Se asegurarán de que estés involucrado con el equipo de implementación de SD Worx para que tengas una visión compartida de lo que está siendo entregado por quién y en qué momento.
Ahora es el momento de considerar tu estrategia de crecimiento de la gestión de nómina e identificar las lagunas que eventualmente habrá que abordar. ¿Podría la externalización ayudarte a crecer en el futuro?
Externalizar la gestión de nómina puede parecer un gran paso y encontrar resistencia, pero estamos aquí para ayudarte a tomar la decisión correcta. Para prosperar en un entorno de trabajo digital y centrado en las personas, tu organización debe invertir en la función de nóminas para satisfacer las necesidades de la futura plantilla de forma sostenible.
La externalización de la gestión de nómina está muy justificada desde el punto de vista comercial, con ventajas inmediatas y a largo plazo no solo para los equipos de RR.HH. y de gestión de nómina, sino para toda la empresa. Reducir el coste total de propiedad, convertir los costes fijos en variables y aumentar la precisión y el cumplimiento son solo algunas de las razones por las que la externalización de la gestión de nómina transformará tu empresa y te permitirá acercarte a tus objetivos de crecimiento.
Nuestros dedicados y amables gestores saben todo lo necesario sobre la gestión de nóminas. Así que, si necesitas más consejos o quieres charlar sobre tus prioridades empresariales, estamos aquí para ayudarte. O si ya lo tienes claro y has decidido que la externalización de nóminas es lo tuyo, podemos ayudarte a crear un caso de negocio sólido para convencer incluso a los directivos más escépticos.
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Desde el SaaS hasta los servicios totalmente gestionados, la externalización de las nóminas existe de muchas formas. Pero, sea cual sea la fórmula que elijas, entregar una parte o la totalidad de tu gestión de nómina a un tercero es una decisión importante. Antes de entrar en qué tareas de nómina externalizar, obtener toda la información sobre los posibles pros y contras es el primer paso.
Es un malentendido común pensar que externalizar significa entregar la totalidad de la gestión de nóminas. Es cierto que hay fórmulas que se acercan, como la externalización de procesos empresariales (BPO), pero la externalización de la nómina tiene muchos caminos. Con este resumen te ayudaremos a elegir la opción que mejor se adapte a tus necesidades.
En contra de lo que algunos piensan, la externalización de nóminas no es un concepto de "lo tomas o lo dejas". Tú decides qué tareas prefieres dejar en manos de un tercero y cuáles mantener en la empresa. Por lo tanto, todo proyecto de externalización empieza por determinar el alcance. Para ayudarte con este paso, hemos enumerado algunos consejos profesionales.