Cómo PersoPoint optimizó y centralizó los RR. HH. con las soluciones SAP de SD Worx

SD Worx, a través de sus soluciones SAP, ha colaborado con PersoPoint el secretariado del gobierno federal belga para la gestión de personal y nóminas en una ambiciosa iniciativa de digitalización de RR. HH. El objetivo: centralizar y simplificar los procesos administrativos relacionados con el personal y las nóminas. ¿El resultado? Mayor eficiencia operativa y una reducción significativa de costes. 

El gobierno belga está apostando por nuevas tecnologías para impulsar la eficiencia y mejorar los servicios en todos los niveles. PersoPoint es el secretariado federal encargado de la gestión de personal y nóminas. Fundado en 2016, su misión es centralizar y modernizar la administración de personal de decenas de departamentos gubernamentales. 

PersoPoint ofrece servicios de nómina, administración de personal, asesoría legal y elaboración de informes. Centraliza los datos de personal y proporciona un servicio de calidad, ágil y eficiente, apoyado en las últimas aplicaciones tecnológicas. 

Antes de este proyecto, el motor de nóminas que utilizaban estaba obsoleto y resultaba difícil de mantener. Además, solo unos pocos empleados contaban con los conocimientos técnicos necesarios para gestionarlo… y estaban a punto de jubilarse. Si PersoPoint quería seguir garantizando el pago de los salarios a todos los trabajadores del gobierno, encontrar una solución era urgente. 

Integrar la administración de personal y nóminas de 75.000 empleados del gobierno federal, repartidos en 59 organismos. Hasta entonces, estos servicios estaban fragmentados entre los distintos departamentos, lo que generaba ineficiencias y costes elevados. 

El objetivo era ofrecer una gama de servicios común y uniforme, mejorando la eficiencia, la calidad y logrando un ahorro significativo en costes

PersoPoint lanzó una licitación pública para seleccionar al mejor socio en el desarrollo de un motor de nóminas SAP de alto rendimiento. Las soluciones SAP de SD Worx demostraron rápidamente ser la opción ideal. 

La combinación de experiencia técnica en SAP, profundo conocimiento en RR. HH. y nóminas, y una actitud constructiva fue clave para que PersoPoint nos eligiera como socio estratégico en este complejo proceso de transformación. La confianza mutua creció rápidamente, dando lugar a un proyecto adicional: PersoExpenses, una herramienta de autoservicio de RR. HH. fácil de usar. Gracias a su gran éxito, SD Worx SAP Solutions podría desarrollar nuevas funcionalidades en 2023. 

A lo largo del proyecto han surgido varios desafíos. Por ejemplo, cada organismo gubernamental contaba con sus propios sistemas de administración de personal y estándares salariales, lo que dificultaba la unificación. Además, la alta movilidad interna dentro del gobierno federal añadía aún más complejidad. 

“La experiencia técnica de SD Worx SAP Solutions y su profundo conocimiento en nóminas fueron indispensables para lograr la estandarización. Además, desarrollaron un marco SAP inteligente que gestiona sin problemas cierto grado de diversidad. Los datos de cada nueva organización que se incorpora a PersoPay encajan perfectamente cada vez.”  Añade Liliane Verreyen, Directora de PersoPoint 

SD Worx SAP Solutions desarrolló el motor de nóminas sobre SAP HCM. 
 Jan Ven, Project Manager en SD Worx SAP Solutions, explica: 

“Evitamos deliberadamente la personalización. Con más de 75.000 empleados públicos que serán remunerados a través del motor de nóminas, la facilidad de gestión es clave. Cada actualización de SAP varias veces al año supone un riesgo si hay personalizaciones. Por eso construimos PersoPay completamente sobre el motor estándar de nóminas de SAP. Las funcionalidades específicas se vinculan justo antes del motor. Esto garantiza estabilidad y rendimiento, y permite un mantenimiento técnico extremadamente eficiente.” 

Pero antes de calcular los salarios, el motor necesita información de los expedientes de personal. PersoPoint recopila esos datos en su sistema central de RR. HH., PeopleSoft. SD Worx SAP Solutions se encargó de una integración fluida y creó la interfaz PersoPay entre PeopleSoft y SAP. 
Jan Ven añade: 

“SAP y PeopleSoft funcionan de forma distinta. Trabajamos mano a mano con los administradores de PeopleSoft para hacer compatibles los sistemas y mantenerlos gestionables. Fue un reto complejo, pero lo superamos juntos. La colaboración constructiva entre todas las partes fue la clave del éxito.” 

Desde 2020, hemos ido incorporando nuevos organismos gubernamentales y con ellos, miles de empleados públicos a PersoPay cada trimestre. Es un proceso complejo. 

Jan Ven, Project Manager en SD Worx SAP Solutions, explica: 

“Primero verificamos la calidad de los datos. Luego ejecutamos los motores de nómina antiguo y nuevo en paralelo para detectar y resolver diferencias. Solo cuando todo está 100 % correcto, transferimos el procesamiento de nóminas. El proceso es muy fluido: todos los enlaces son robustos, seguros y estables. La incorporación del Ministerio de Finanzas en julio de 2022 lo demostró con creces: más de 21.800 empleados públicos pasaron a PersoPay sin interrupciones. Con 34 de las 59 organizaciones ya migradas con éxito, vamos perfectamente encaminados. A finales de 2023, PersoPay gestionará los salarios de 76.324 empleados públicos.” 

Antes del proyecto, los organismos gubernamentales enviaban los cambios en los expedientes de personal, rendimiento y gastos a PersoPoint en papel o por correo electrónico. Esto generaba mucho trabajo manual, errores y retrasos. 
 Liliane Verreyen, directora de PersoPoint, comenta: 

“El número de recálculos se ha reducido en más de un 80 % gracias a PersoPay. Y con PersoExpenses, los responsables solo tienen que aprobar o rechazar los gastos: ya no tienen que calcular distancias ni ajustar informes, por ejemplo.” 

Además, las nóminas se imprimían y se enviaban por correo a los 76.324 empleados públicos. 

“Con una intervención tan sencilla como digitalizar las nóminas, ahorramos casi un millón de euros al año. Si sumamos todos los sistemas informáticos, licencias y horas de trabajo eliminadas en los 59 departamentos gubernamentales… el ahorro total es enorme.” 
 Liliane Verreyen, Directora de PersoPoint 

Las incorporaciones progresivas de PersoPay y PersoExpenses avanzan sin contratiempos y según lo previsto. PersoPoint y SD Worx SAP Solutions han demostrado estar perfectamente preparados para gestionar esta transformación a gran escala, en un entorno gubernamental complejo y con importantes cambios en la forma de trabajar. El enfoque en la mejora continua y el cambio vendrá de forma natural: otros departamentos gubernamentales ya están deseando sumarse a esta historia. 

El premio Belgian HR Excellence al Mejor Integrador de Sistemas de RR. HH. fue uno de los logros más emocionantes de este proyecto. Esta victoria, en marzo de 2023, representa un gran hito tanto para los equipos de SD Worx SAP Solutions como para PersoPoint. 

Es un reconocimiento al nivel de complejidad que hemos superado juntos y a la colaboración estratégica entre ambas partes. Nos sentimos profundamente honrados de ser su socio de implantación y de acompañarles en su camino hacia convertirse en mejores empleadores. 

La cooperación y la colaboración han sido esenciales desde el primer día. PersoPoint y SD Worx SAP Solutions iniciaron este proyecto juntos en 2016. Con el máximo respeto por la experiencia de cada parte, total transparencia y una colaboración intensa, trabajamos unidos hacia un mismo objetivo: herramientas e integraciones inteligentes, sólidas y fiables para transformar los RR. HH. del gobierno federal. 

“Más allá de los excelentes resultados que han dado las herramientas, la verdadera fortaleza de este proyecto ha sido la colaboración crítica, transparente y, sobre todo, respetuosa entre nuestros equipos. Trabajamos en tándem hacia un objetivo común, y para cada obstáculo encontramos una solución conjunta. Muchas otras consultoras podrían tomar ejemplo de SD Worx SAP Solutions.” Añade Liliane Verreyen, Directora de PersoPoint 

Este contrato gubernamental estará vigente hasta junio de 2024. Hasta entonces, SD Worx SAP Solutions seguirá gestionando: 

• La incorporación progresiva de los servicios gubernamentales restantes, con soporte técnico y de contenido para PersoPoint.
• El mantenimiento legal de PersoPay: ajustes en el motor de nóminas e integraciones impecables ante cambios normativos o indexaciones salariales.
• El mantenimiento evolutivo de PersoPay y PersoExpenses: nuevas funcionalidades o informes adicionales como ampliación del alcance original. 

Estamos entusiasmados por seguir colaborando con PersoPoint, mejorando su sistema de información de RR. HH. y ayudándoles a convertirse en un empleador aún mejor.