Por qué la integración puede ser decisiva para la externalización de nóminas:
A medida que las empresas siguen desarrollando su infraestructura digital, resulta imperativo que los distintos sistemas puedan comunicarse entre sí, incluida el de gestión de nómina.
Al permitir la integración, las organizaciones se ahorran enormes cantidades de introducción de datos innecesarios, lo que reduce el procesamiento manual (y la posibilidad de errores) y aumenta la capacidad de seguir cumpliendo la normativa sobre datos.
Pero existen muchas más ventajas. Los sistemas integrados también permiten a la alta dirección ver lo que ocurre en la empresa. Ya sea para evaluar el impacto de los regímenes de permisos, revisar las diferencias salariales entre hombres y mujeres o cualquier otro requisito, la integración permite acceder a los datos de distintos sistemas y analizarlos para poder tomar decisiones cruciales con mayor rapidez.
Por eso la integración debe ser una cuestión prioritaria a la hora de elegir un socio externo para la gestión de nómina.
Si la tecnología de un proveedor de servicios de gestión de nómina externalizado no funciona a la perfección con las soluciones existentes en RR. HH. y finanzas, se generarán problemas. Todas las empresas necesitarán este nivel de integración, si no ahora, en el futuro. Por tanto, necesitan elegir un socio que lleve a cabo la integración de forma estándar como parte de su trabajo de puesta en funcionamiento.
Consecuencias potenciales
La alternativa serían proyectos de integración a medida que probablemente llevarían mucho tiempo y resultarían muy costosos. A menudo requieren la contratación de un equipo de desarrolladores especializados para construir adaptadores personalizados, crear flujos de trabajo, actualizar las normas del sector en los sistemas, realizar el seguimiento y la resolución de problemas, llevar a cabo la supervisión del rendimiento, etc.
Se trata de un callejón sin salida que puede llevar a las organizaciones a pagar por personal adicional, software y middleware, que puede elevar los costes a seis cifras o más. También distrae a los responsables informáticos a cargo de supervisar el trabajo y establecer normas de control de una labor más valiosa como es la mejora de los sistemas front-end.
También merece la pena plantearse qué ocurrirá cuando se disponga de actualizaciones de software y haya que gestionar una docena de integraciones a medida. ¿Cuánto tardará?, ¿cuánto costará? y, sobre todo, ¿cuáles son las consecuencias si no se mantienen actualizados los parches de seguridad?
Para evitar este tipo de quebraderos de cabeza, las empresas también deberían hablar con los proveedores de servicios de gestión de nómina sobre el tipo de integración que ofrecen. ¿Son compatibles con los principales proveedores de software de RR. HH. y finanzas como Workday, SAP y Oracle? y, ¿pueden proporcionar funciones avanzadas que ofrezcan más detalles sobre la información transmitida entre sistemas, como registros de errores y finalizaciones?
Los procesos importan
El otro elemento crucial a tener en cuenta es si tus equipos pueden acceder fácilmente a todos los datos que necesitan en sus sistemas. Garantizar que esto sea técnicamente posible es solo el primer paso.
Si los equipos quieren ver datos exactos, también necesitarán procesos que regulen cómo se introducen esos datos; por ejemplo, ¿se atiene el proveedor a las especificaciones de interfaz que regulan los datos de nómina que entran y salen del sistema? De lo contrario, es posible que, cuando los datos se consulten en otros sistemas queden campos en blanco y que los informes sean incoherentes.
Aunque cada empresa y sector tendrá su propia idiosincrasia en el funcionamiento de las nóminas, las empresas deben esperar que su proveedor de nóminas siga procesos repetibles y automatizados siempre que sea posible. Los proveedores de nóminas también deben estar preparados para asesorar y ayudar a sus clientes a normalizar sus procesos.
Con mayor precisión y coherencia resulta mucho más fácil comparar y contrastar los resultados a lo largo del tiempo. Esto genera seguridad entre los responsables de la toma de decisiones, que a su vez confiarán más en los datos que ven y en los que fundamentan sus decisiones, lo cual, en última instancia, ayudará a las empresas a funcionar de forma más eficiente.
Las consecuencias potenciales de la falta de integración son demasiado importantes como para ignorarlas, por lo que ya no se trata de un aspecto positivo para las empresas. Como tal, puede ser determinante a la hora de decidir si trabajar o no con un nuevo proveedor de servicios de gestión de nómina.
Por otro lado, un proceso de integración fluido debería proporcionar la confianza y seguridad que las empresas necesitan para avanzar, liberándolas para disfrutar de las múltiples ventajas que puede ofrecer la externalización de la nómina.
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