Tu guía para externalizar la nómina internacional
A estas alturas, la externalización es un concepto común en todo el mundo empresarial. Sin embargo, aunque la mayoría de la gente sabe a grandes rasgos lo que implica el concepto de externalización, sigue habiendo muchas incertidumbres sobre qué implica exactamente la externalización de la nómina y cómo funciona a nivel internacional.
A lo largo de los años, la externalización se ha convertido en un término comodín para una amplia gama de posibles soluciones de apoyo de terceros. Lo principal que hay que tener en cuenta es que, cuando tu empresa externaliza, tu mandas. Tú eliges qué actividades externalizar o no, y cómo quieres hacerlo. Por ejemplo, la externalización puede ser temporal o estructural, en tu oficina o fuera de ella.
He aquí una guía útil de los principales tipos de externalización de la nómina a tener en cuenta:
Opción 1: Servicios de gestión de la nómina
Nómina gestionada significa que un especialista externo gestiona las funciones de la nómina de tu empresa. El proveedor se compromete contractualmente a prestar uno o varios servicios de RR.HH. o de la nómina de acuerdo con unos niveles de servicio y unos volúmenes de trabajo definidos. También asumen el riesgo y la responsabilidad, incluido el procesamiento, el cumplimiento, la escalabilidad y todo el complejo y laborioso trabajo administrativo que ello conlleva. Esto suele hacerse fuera de la empresa y durante un periodo más largo, lo que la convierte en una opción estratégica para apoyar el crecimiento a largo plazo, incluso para la nómina internacional.
Ejemplo:
Como la empresa ha crecido en múltiples ubicaciones y territorios, mantener un equipo interno de nómina ya no es viable, incluso con una solución SaaS funcional para la nómina. Hacer malabarismos con una variedad de tipos de contrato en diferentes zonas horarias significa que los procesos de nómina se están volviendo demasiado complejos para que el equipo de nómina los gestione, y existe un mayor riesgo de problemas de seguridad y cumplimiento. Ha llegado el momento de externalizar la gestión de la nómina a un especialista externo.
Opción 2: Servicios integrales de la nómina
Los servicios integrales de la nómina van un paso más allá: tu confías a tu socio de externalización toda la responsabilidad de la nómina. Esto significa que tu socio de externalización también responderá directamente a las preguntas de tus empleados, por ejemplo.
Ejemplo:
¿Quieres tener tiempo para desarrollar tus políticas de contratación y promoción en los próximos años? La externalización total de la nómina es la solución. Tu socio de RR.HH. se encargará de la nómina, las automatizará y optimizará en la medida de lo posible, te ayudará a trazar una estrategia global de nómina y te informará periódicamente.
Puede que te preocupe que este tipo de externalización externa pueda hacer que tus empleados se sientan fuera de onda. Una buena preparación hace maravillas. Comunica claramente a tu organización qué van a externalizar y por qué. Asegúrese también de compartir los contactos con los que tus empleados pueden ponerse en contacto a partir de ahora, siempre que tengan problemas. La transparencia es clave. Durante el periodo de implantación, tu socio de RR.HH. ya puede organizar sesiones informativas y talleres en tu organización para eliminar proactivamente cualquier duda y empezar a establecer relaciones dentro de la empresa.
Opción 3: Apoyo in situ
Si tu principal objetivo es proporcionar a tu propio equipo más apoyo durante determinados periodos, puede contar con los servicios de los especialistas en la nómina y el personal administrativo de tu socio de RR.HH., que conozca bien todos los ámbitos de los RR.HH. Como una extensión de tu equipo, no sólo tu proporcionarán la mano de obra que necesitas, sino que también pueden ofrecerte experiencia adicional para capacitar a tu personal. Pueden ayudarle durante los picos predecibles o inesperados de tu carga de trabajo, para que no tengas que ajustar tus objetivos y tu calendario.
Ejemplo:
La empleada responsable de la nómina está de baja por maternidad y tu otro colega de RR.HH. ha contraído un virus de repente. ¿Y ahora qué? Basta con añadir un especialista en la nómina a tu equipo durante dos días a la semana. Y cuando todo vuelva a la normalidad, puede dejar de contar con ese apoyo adicional. Como ventaja añadida: la próxima vez que tengas una necesidad urgente, puede solicitar a las mismas personas que ahora están familiarizadas con tu equipo y tu organización.
Aunque muchas organizaciones piensan que este tipo de externalización sólo funciona como medida provisional, también es una opción valiosa para una colaboración más estructural. Por ejemplo, si experimentas picos recurrentes de carga de trabajo -a final de año o en el periodo de vacaciones de verano, por ejemplo-, siempre puedes encargar determinadas tareas a empleados externos.
Opción 4: Nómina y optimización de procesos
La nómina se rige por normas estrictas y cálculos fijos, por lo que debería ser uno de los procesos de RR.HH. más estandarizados. Esto significa que la nómina es más fácil de automatizar que, por ejemplo, el proceso de contratación. Sin embargo, parece que muchos departamentos de RR.HH. siguen aferrándose (en parte) a los procesos manuales y, como resultado, pierden un tiempo valioso. Tu socio de RR.HH. puede ayudarte a solucionar este problema revisando la nómina y procesos.
Ejemplo:
Sabes que la nómina y los procesos asociados podrían ser mucho más eficientes, pero te cuesta determinar qué es exactamente lo que tiene que cambiar. Por ello, solicita una revisión de la nómina a un socio de RR.HH. para que evalúe a fondo a tu personal, sus conocimientos, sus sistemas y sus procesos. La revisión revela algunas áreas susceptibles de mejora y, por tanto, va seguida de una auditoría de la nómina más exhaustiva. Junto con tu socio de RR.HH., decides optimizar varios procesos y empezar de cero.
Un análisis exhaustivo de los procesos de la nómina es siempre un ejercicio muy esclarecedor y valioso. Te ofrece una visión clara de lo que hay bajo la superficie de un procedimiento mensual complejo. Gracias al inventario y la documentación de estos procesos, otras personas pueden hacerse cargo rápidamente si tu personal de nómina se ausenta inesperadamente.
¿El resultado final? Continuidad garantizada de un proceso crítico para la empresa.
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