Control horario: Cómo desentrañar el cálculo de nómina más complejo

Las plantillas actuales son cada vez más dinámicas. La gente trabaja a distintas horas, en distintos lugares y con horarios flexibles. En muchos sectores, la jornada de 9 a 6 se ha convertido en un modelo lejano. Esto hace mucho más difícil registrar las horas de trabajo, las horas extra, las vacaciones y las enfermedades.

Por otra parte, las cifras de control horario siguen siendo imprescindibles para respaldar las decisiones empresariales. Ayudan con las previsiones de rotación, las necesidades de personal, el número de horas disponibles para los empleados y mucho más.

Entonces, ¿cómo se consigue mantener un registro de asistencia impecable en un entorno empresarial tan dinámico? Seamos realistas: Tu única oportunidad de tener éxito es utilizando la tecnología de RR. HH. Pero no cualquier tecnología de RR. HH. Nuestro consejo: Presta atención a las 5 características más importantes.

Nº1 Un portal de autogestión para directivos y empleados

Ni que decir tiene que un portal de autogestión puede reducir significativamente la carga administrativa de tu equipo de RR. HH. Los empleados no solo pueden gestionar los registros de tiempo, ausencias y horas extras, sino también corregir ellos mismos las discrepancias.

De este modo, los gestores tienen que corregir menos errores y se benefician de una visión general en tiempo real de la capacidad y costes del personal.

A su vez, tus empleados pueden utilizar el portal de autoservicio para consultar sus propios saldos de horas extraordinarias y vacaciones, así como la planificación de todo el equipo.

Nº2 Integración con el software de gestión de la nómina

El buen funcionamiento de la gestión de nómina depende de la fiabilidad de los datos y de su correcto tratamiento. Por ello, cada vez más empresas prescinden de la exportación manual de datos, que consume mucho tiempo y es propensa a errores.

En cambio, la automatización es el nuevo santo grial, y con razón. Si eliges un sistema de control horario personalizable que se integra bien con tu software de gestión de nómina, pudiendo así matar dos pájaros de un tiro.

Las nóminas de tus empleados serán fiables. Esto minimiza la necesidad de correcciones retrospectivas, que según nuestro Índice de Capacidad en la Gestión de Nómina de 2023 es otro proceso muy complejo en este campo.

Nº3 Una interfaz fácil de usar

El registro del tiempo de trabajo no es el proceso más atractivo en la gestión de nómina, pero no significa que tengas que elegir una herramienta informática que suscite la misma atracción.

Al contrario: La moderna tecnología de registro de tiempo sigue los últimos estándares de facilidad de uso y experiencia del usuario. El resultado: interfaces fáciles de entender, comandos sencillos, aspecto ergonómico, clics mínimos, etc. Todos los usuarios verán la herramienta como su aliada y no como otro ejemplo de desorden técnico organizativo. Asegúrate también de que el software que elijas se adapte al tamaño, sector y perfil de tu empresa. Esto también se aplica a la facilidad de uso.

Nº4 Compatibilidad móvil

Con muchos empleados desplazándose o trabajando desde distintos lugares, necesitas un sistema que sea compatible con todo tipo de dispositivos móviles y al que se pueda acceder desde cualquier lugar.

Esto significa que tus empleados pueden controlar su tiempo mientras trabajan, en lugar de un engorroso sistema que solo pueden utilizar en determinados momentos y lugares. 

Además, con un sistema móvil, los empleados siempre reciben alertas proactivas si, por ejemplo, han olvidado registrarse o van a hacer horas extraordinarias. Este sistema de control integrado contribuye a la precisión del registro del tiempo.

Nº5 Informes y análisis

El registro del tiempo no es un fin en sí mismo. Es un medio para tomar decisiones empresariales más inteligentes y mejor informadas. Por ejemplo, se pueden utilizar los informes para futuras previsiones de personal, pero también para identificar la causa de un elevado número de horas extraordinarias o de irregularidades en la asistencia.

Se puede controlar la frecuencia y duración de las ausencias, vacaciones, los costes laborales, la distribución del tiempo, las diferencias entre departamentos y mucho más. Por ello, antes de invertir en un sistema de software, debes comprobar detenidamente las funciones de elaboración de informes y de análisis de los sistemas de registro de tiempos.